Mi sono diplomato in informatica. Poi ho seguito la passione per i numeri e mi sono laureato in economia. Non sono portato per le lingue e le arti creative. Ho sempre trovato difficile destreggiarmi con una lingua straniera ed è un rammarico perché conoscere bene un’altra lingua dà la possibilità di accedere a molte più notizie, libri e manuali. Aiuta insomma ad arricchire le proprie conoscenze e ad estendere le relazioni interpersonali. Esempio su tutti è la lingua Inglese, quasi imprescindibile per chi lavora nell’IT.
Esistono tuttavia altri linguaggi, che ognuno di noi utilizzano in modo spontaneo, che sono altrettanto importanti e altrettanto incomprensibili a chi non li conosce; sto parlando dei linguaggi tecnici, siano essi di natura professionale, ludica o sportiva. Come le lingue parlate dalle varie popolazioni del pianeta, sono costituiti da un insieme di vocaboli che è necessario conoscere e comprendere per parlare di un determinato argomento. Vi è mai capitato di assistere ad un dialogo tra medici? O tra avvocati? Oppure tra ingegneri, magari informatici? Si parlano in Italiano, magari più o meno condito da termini anglosassoni, ma spesso capiamo poco o nulla di quello che si dicono.
Anche all’interno delle aziende esistono diversi linguaggi, che appartengono ai vari settori dell’impresa. Ce ne sono in particolare due che ritroviamo molto spesso durante i nostri appuntamenti con i clienti, sono linguaggi che nascondono punti di vista e attività diversi, ma che sono anche strettamente interconnessi: il linguaggio amministrativo ed il linguaggio informatico.
L’amministrazione e l’IT Sono aree importantissime dell’azienda, che presentano attività diverse con linguaggi specifici e obiettivi diversi. Banalizzando: il tecnico IT punta a fornire il miglior servizio possibile ai dipendenti dell’azienda, mentre l’impiegato amministrativo punta a mantenere sana ed economicamente stabile l’impresa.
Quando si parlano tra loro però, sembra di assistere ad uno sketch televisivo degli anni ottanta, avete presente? Ci sono un tecnico ed un amministrativo che parlano tra loro, dicono magari la stessa cosa, ma nessuno dei due ha idea di che cosa parli l’altro…
Non basta il fatto di usare due linguaggi diversi, spesso vengono utilizzati gli stessi termini per concetti completamente diversi, che nascono da una formazione e da un modo di pensare profondamente differenti! Provate per esempio a chiedere ad un tecnico e ad un amministrativo cosa sia un servizio!
Accade allora che quando il responsabile IT deve parlare con l’amministrazione per valutare un acquisto tecnologico (che renderebbe magari più efficiente e qualitativamente migliore il lavoro agli utenti come l’acquisto di un nuovo server, un nuovo software o una linea internet più performante) spesso si senta rispondere: “non c’è budget disponibile”, “non sappiamo: spendi il meno possibile”, “Perché sostituire un servizio esistente? È indispensabile?”.
Queste risposte possono essere molto demoralizzanti per l’IT Manager che finisce con l’abbandonare il progetto con delusione e risentimento, percependo il responsabile amministrativo come un soggetto ostile alle sue buone intenzioni. Naturalmente non è così, il responsabile amministrativo (o il responsabile finanziario, l’AD o chi per esso) sta cercando di tenere i conti in ordine perché l’azienda sia sempre sana, in grado di pagare stipendi, fornitori e la miriade di altri costi necessari a far funzionare un’impresa
Per questo voglio dare un semplice consiglio di “comunicazione aziendale” ai responsabili IT per rendere più semplice il rapporto con la loro controparte amministrativa:
RAPPRESENTA SEMPRE NUMERICAMENTE, ED IN VALUTA, I BENEFICI ECONOMICI DEL TUO PROGETTO, anche quando questi sono espressi in unità di misura diversi dall’euro!
Ti faccio un esempio: supponiamo che tu, secondo la tua esperienza e i tuoi calcoli, ritenga che dei nuovi PC ed un server più veloce migliorino:
a. i processi di lavorazione, aumentando la redditività dell’azienda di almeno lo 0,5%,
b. le performance lavorative dei colleghi, con un risparmio di 10’ al giorno per ogni collega (ipotizziamo, in tutto, 30 dipendenti);
c. l’immagine dell’azienda perché ricevete molti clienti nella sede operativa e dei PC attuali conferirebbero maggior professionalità;
Immaginiamo che tu abbia un preventivo di 50.000€ per la sostituzione dei PC e del Server. Presenti il preventivo in amministrazione e loro ti dicono che il budget non è disponibile per quest’anno, si è rotto un macchinario e hanno speso centinaia di migliaia di euro per sostituirlo… se ne riparla, FORSE, l’anno prossimo. Arrivato a questo punto l’unica arma che hai a disposizione sono i numeri: il fatturato dell’azienda dell’anno precedente (facciamo che sia 5 milioni di euro), il costo medio di un dipendente (potrebbe essere circa 42.000€) e gli investimenti annuali in pubblicità e comunicazione (diciamo circa 100.000,00€).
Proviamo ad utilizzare questi dati:
a. Aumento redditività: 5.000.000,00€ x 0,005 = 25.000,00€
b. Tempo perso in attese davanti al Pc: 10’ x 30 dipendenti x 220 gg.ll. = 66.000’ cioè 1.100 ore, ti ricordo che conoscendo il costo lordo annuale di una persona puoi calcolare quanti soldi sono spesi per far rimanere “in attesa” gli utenti davanti il loro PC (42.000€ ÷ 220 gg.ll. ÷ 8 hh.ll. = circa 24€/ora.) 1.100 ore sprecate al costo di 24€/ora sono 26.400,00€ pagati per le “attese”
c. Miglioramento immagine aziendale: riduciamo di un 5% il budget annuale 100.000,00€ x 0,05 = 5.000,00€
Totale in EURO dei vantaggi: 25.000,00€ + 26.400,00€ + 5.000,00€ = 56.400,00€
Cosa significa questo? Che hai trasformato un costo in un investimento, che metterà in una luce completamente diversa il tuo progetto perché da imprevisto si trasforma in opportunità!
Ciò non significa che se prima non c’era la liquidità ora, magicamente, si siano trovati i soldi, ma un conto è parlare di una spesa, un altro è parlare di un investimento. Se l’investimento è giudicato interessante vedrai che il responsabile amministrativo sarà felice di cercare una soluzione che lo renda possibile: un finanziamento, un noleggio operativo, una dilazione di pagamento del fornitore, giusto per citarne alcune…
Certo, quello che ti ho raccontato a parole non è facile applicarlo al lavoro di tutti i giorni, ma è per questo che ci sono fornitori che, come noi, sono in grado di supportarti nella stesura di un documento di analisi completo e comprensibile dall’amministrazione, che sia di supporto allo sviluppo della tua idea o progetto.
Spero che il mio linguaggio sia stato abbastanza chiaro e di averti lasciato un piccolo esempio utile per comunicare meglio con i tuoi colleghi. Se vuoi approfondire il tema ti informo che questi giorni stiamo lavorando alla creazione di una nuova sezione del nostro sito intitolata “PROGETTAZIONE”, un nuovo ed utile strumento per l’analisi economica dei progetti IT. Se invece hai un progetto urgente da far approvare contattami pure, sarò felice di darti una mano a renderlo più comprensibile (e quindi appetibile) alla tua amministrazione!